Logiciels de réservation de bureau : tout ce que vous devez savoir
Le bureau a subi une transformation importante à la suite de l’introduction de nouveaux modes de travail, y compris le travail hybride et le travail flexible. Les employés apprennent de nouvelles méthodes de travail, aiment leur travail plus, et ont plus de flexibilité. Ces ajustements doivent être appuyés efficacement par le milieu de travail.
Si nous prenons le modèle hybride comme exemple, nous pouvons observer que les gens visitent fréquemment le lieu de travail ainsi que le travail à domicile. Les entreprises ont souvent de la difficulté à garantir que les membres du personnel peuvent utiliser les ressources du bureau au besoin. Par exemple, il pourrait être dérangeant pour un travailleur de faire l’effort de se rendre au travail pour découvrir qu’il n’y a pas de bureaux disponibles. Un milieu de travail agréable et adéquat doit être offert si les employés choisissent d’y travailler. Les systèmes de réservation de bureau permettent un environnement de travail flexible et une utilisation optimale des postes de travail déjà disponibles.
Qu’est-ce qu’un système de réservation de bureau?
Les employés peuvent réserver et partager des espaces de travail à l’aide d’un système de réservation de bureau, qui est un outil de planification des espaces. Cela signifie généralement que les travailleurs peuvent localiser et utiliser tout bureau disponible dans le lieu de travail. Beaucoup de gens n’ont pas besoin du même bureau tous les jours. En réalité, de nombreux bureaux dans la plupart des organisations continuent d’être « occupés » inutilement. Les employés n’utilisent le bureau que lorsqu’ils en ont réellement besoin grâce aux systèmes de réservation.
Avantages de ce système
1- Rentable
Vous pouvez gérer et réglementer l’occupation du lieu de travail avec un logiciel de réservation de bureau. De nombreuses entreprises ont appris qu’elles n’avaient pas vraiment besoin de la quantité de bureaux qu’elles avaient en apprenant l’occupation réelle. Elles ont été en mesure de passer d’un bureau coûteux à un bureau plus petit. La réservation au bureau est également rentable lorsqu’elle est utilisée dans l’autre sens. Considérez que vous voulez agrandir votre bureau. Quelle période de l’année est idéale pour faire un tel investissement? En avons-nous même besoin? Vous pouvez passer à l’étape suivante en toute confiance après avoir pris connaissance du taux d’occupation.
2- Efficacité du temps
En raison de l’évolution des modes de travail et d’autres changements dans l’environnement de travail, la plupart des employés ne seront pas là en même temps. Le bureau pourrait être calme certains jours et beaucoup occupé que d’habitude sur d’autres. Quoi qu’il arrive, si un employé choisit de venir au bureau, il doit y avoir un endroit confortable où travailler. Vous pouvez anticiper la situation au bureau en utilisant un système de réservation de bureau. On ne perd pas de temps à arriver au bureau et à faire des surprises en ayant la capacité d’anticiper.
3- Aperçu des analyses
Le milieu de travail moderne est intelligent et axé sur les données. Vous pouvez grandement améliorer votre compréhension du comportement du personnel en utilisant les données recueillies par le logiciel de réservation de bureau. Vous en apprendrez davantage sur la façon dont le bureau est utilisé. Pourquoi les employés réservent-ils souvent des bureaux à un étage particulier? Qu’est-ce qui rend ces postes de travail uniques? Peut-être préfèrent-ils travailler dans des zones avec la plus grande lumière naturelle ou à proximité du restaurant de l’entreprise. Vous pouvez optimiser le bureau à l’aide de ces analyses utiles. Une des méthodes les plus cruciales pour s’assurer que votre bureau est à l’épreuve du futur est de le modifier pour s’adapter au comportement des employés.
4- Flexibilité
La réservation de bureau fonctionne bien avec des méthodes de travail flexibles comme le travail hybride. Les gens devraient pouvoir travailler à distance tout en ayant accès à un espace de travail lorsqu’ils préfèrent se rendre au bureau. Un système de réservation de bureau qui contrôle les taux d’occupation fait en sorte que les espaces de travail confortables sont toujours accessibles. Les employés peuvent filtrer et choisir un bureau selon leurs propres préférences à l’aide d’un système de gestion de bureau. Ce faisant, vous pouvez donner aux employés beaucoup de liberté et de choix quant au moment et à l’endroit où ils souhaitent travailler au bureau.
Inconvénients de ce système
1- C'est coûteux
Le logiciel de réservation de bureau est un investissement coûteux. Est-ce un véritable désavantage? Nous aimons penser que c’est un investissement qui vous profitera grandement. Les avantages sont énumérés dans cet article, plus peut-être beaucoup plus. Gain de temps, absence de problèmes de bureau/service causés par le surpeuplement, perspicacité, perspective à long terme et stratégie de gestion du milieu de travail. La collaboration est déclenchée, la productivité est accrue et la sécurité se fait sentir.
Certains fournisseurs de services offriront des prix plus concurrentiels, tandis que d’autres fourniront un outil plus complet offrant plus de possibilités. D’autres ont une plate-forme complète avec réservation de chambre, réservation de parking, et l’enregistrement des invités, tandis que certaines entreprises offrent seulement un logiciel de réservation de bureau.
2- Invasion de la hiérarchie et manque d’espace personnel
La hiérarchie du bureau ou la culture d’entreprise peuvent être perturbées si les employés partagent les bureaux. Lors de la transition d’un « bureau fixe » à un « partage de bureau » flexible, c’est un facteur crucial à prendre en compte.
Les employés qui partagent un bureau ne possèdent pas leur propre bureau. Ils ne sont pas autorisés à ajouter des articles personnels sur leur bureau, comme des photos, des plantes, de la papeterie, de la nourriture et des boissons. Vous devriez donc tenir compte de la possibilité que les employés soient préoccupés par ce qui arrivera à leur espace personnel. La clé est la communication. Assurez-vous que le personnel est informé de la justification des décisions. Si le lieu de travail devient plus productif à la suite de la réservation de bureau, assurez-vous que le personnel est conscient des avantages de ce déménagement.
3- Collecte de données
Chaque système de réservation de bureau recueille et/ou utilise des données. Les données anonymes et personnelles sont incluses ici. Ces détails pourraient être liés à l’entreprise et à ses travailleurs. Par exemple, le nom d’une personne, l’adresse électronique, l’adresse IP, les détails de l’entreprise, le pourcentage de bureaux et de salles qui sont occupés, ou d’autres détails techniques concernant l’intégration de logiciels. Dans un milieu de travail axé sur les données, les gestionnaires des installations utilisent cette information pour analyser la façon dont l’espace de travail est utilisé. Combien d’espace de bureau réel est nécessaire? Quelles sont les pièces ou les bureaux les plus utilisés? Ou combien de personnes se trouvent à l’intérieur du bâtiment en ce moment?
Comment ça fonctionne ?
Il existe différents moyens pour utiliser un système de réservation de bureau :
- QR Code : Collez l’autocollant QR code sur le bureau, et scannez-le lorsque vous devez réserver un. Vous pouvez aussi réserver un bureau en ligne à l’avance et vous enregistrer immédiatement en scannant le code QR. Si vous ne scannez pas le code QR, votre réservation sera rapidement annulée si vos plans ont changé et que vous n’avez plus besoin du bureau.
- Appareil de réservation : Utilisez l’appareil de réservation pour effectuer une réservation anonyme. Lorsque vous devez réserver un bureau, cliquez simplement sur l’appareil de réservation après l’avoir fixé au bureau. La couleur de l’appareil se modifie pour faire savoir aux autres que le bureau est réservé.
- Cartes NFC ou RFID : Si votre entreprise utilise déjà des cartes NFC ou RFID, envisagez de connecter un appareil NRR afin que les membres du personnel puissent réserver un bureau immédiatement en touchant leur carte au scanner. Appuyez simplement sur la même carte une fois de plus pour vérifier le bureau, et il sera mis à la disposition des autres.
- Capteur de bureau : Il n’est pas nécessaire de s’enregistrer manuellement grâce au capteur du lieu de travail. Fixez le capteur de bureau au bureau; une fois que vous vous asseyez, le gadget vous reconnaîtra et vous enregistrera sans autre action. Le capteur du lieu de travail libérera immédiatement le bureau pour que d’autres personnes puissent le réserver si vous le quittez.
references
- https://measuremen.io/blog/the-complete-guide-to-desk-booking-software/
- https://tableair.com/desk-booking/