Espace de travail phygital : la nouvelle norme ?
Une présence physique au bureau était traditionnellement liée au lieu de travail, mais même avant la pandémie, la popularité des interactions mixtes physiques et numériques augmentait. Parce que les équipes à présence mixte sont déjà une réalité quotidienne pour de nombreux employés et devraient devenir un thème important dans nos vies professionnelles pour les années à venir, les entreprises doivent développer des stratégies de conception et des technologies numériques pour en soutenir davantage. Cette rupture technologique a entraîné l'ajout d'une nouvelle demande à l'agenda de l'organisation : une expérience employé renforcée.
Un espace de travail phygital combine l’équipement de bureau traditionnel avec la technologie moderne pour promouvoir l’expérience des employés (EX) et la productivité partout où le travail est effectué.
Pour phygitaliser son lieu de travail, il faut apporter des changements à son espace physique ainsi que son espace digital. Ayant déjà discuté la conception physique du lieu de travail du futur, cet article évoquera la transformation digitale de ce dernier.
Qu'est-ce qu'un espace de travail digital ?
Un espace de travail digital est l’équivalent virtuel et contemporain des milieux de travail traditionnels. Les employés peuvent travailler de n’importe où, sur n’importe quel appareil, à tout moment, à l’aide des données, des applications et des capacités de collaboration offertes par l’expérience digitale. Les lieux de travail numériques misent sur les services de mobilité et les technologies numériques pour s’adapter aux actions des utilisateurs afin de stimuler l’engagement des employés.
Avantages d'un espace de travail digital
1 - Améliorer l'expérience collaborateur
L’expérience collaborative est renforcée par le lieu de travail numérique. De nos jours, les méthodes de travail « agiles » deviennent de plus en plus populaires. Bien utilisé, l’usage du cloud computing oblige les entreprises à adopter une tendance de fond. Dans leur travail quotidien, les employés recherchent flexibilité et compréhension. Votre entreprise peut bénéficier de ces deux qualités grâce à la numérisation de votre espace de travail. Ce dernier offre à vos collaborateurs bien plus qu’une série d’échanges d’e-mails ; cela leur donne aussi un sentiment de proximité et de visibilité.
2 - Augmentation de la productivité
L’espace de travail numérique vous permet d’augmenter la productivité de vos équipes. En effet, ça réduit le besoin d’e-mails pour la gestion de projets par exemple, et permet l’utilisation d’outils de communication instantanée comme le chat et les visioconférences, ce qui permet également de gagner du temps.
Fournir des outils de collaboration et multitâches améliorés aide aussi à l’augmentation de la productivité, ce qui permet aux employés de travailler partout où ils le peuvent (en voyage, entre les réunions hors site, à la maison).
Tout cela en maintenant la sécurité. En effet, un espace de travail numérique doit inclure suffisamment de sécurité (chiffrement des données, par exemple) pour éviter diverses défaillances.
3 - Visibilité et transparence
En transférant une plus grande partie de votre entreprise en ligne, vous pouvez obtenir un aperçu supplémentaire des opérations quotidiennes et repérer les réalisations et les domaines de croissance.
Vous pouvez facilement partager des informations avec vos employés, au sein d’un même endroit, en utilisant l’espace de travail numérique. Il vous est également possible de suivre rapidement l’activité de vos collègues et de suivre leurs projets les plus importants.
4 - Amélioration la communication
Avec les bons outils à leur disposition, les employés seront également mieux outillés pour tisser des liens entre collègues. L’organisation pourra mieux fédérer tous les collaborateurs, où qu’ils se trouvent, grâce à l’expérience phygitale. Les réseaux sociaux internes, par exemple, permettent de regrouper le personnel de différents services et de (re)connecter les agents de terrain avec les professionnels de bureau. Vous pourrez renforcer le sentiment d’unité et d’appartenance au sein de vos équipes au fur et à mesure.
5 - Augmentation du revenu
Des outils d’études de marché novateurs sont accessibles dans les milieux de travail numériques, et les résultats sont affichés sur un intranet ou une plateforme publique afin que les membres du personnel puissent travailler activement à leur mise en œuvre.
La capacité des entreprises de filtrer et de cibler leurs plans pour atteindre une augmentation rapide de leurs revenus est directement touchée par cet accès approfondi à la recherche.
outils pour soutenir la digitalisation de votre espace de travail
1 - Outils de collaboration
Les logiciels collaboratifs tels que Talkspirit, Jamespot, Microsoft Teams ou Slack faciliteront le travail des équipes, qu’elles soient au bureau, sur le terrain ou à la maison. Par exemple, le manager peut créer des check-lists pour assigner des tâches à chaque membre de son équipe, et suivre l’avancement des différents projets. Fini les informations dispersées : vos fichiers sont désormais centralisés en un seul endroit. Et vous avez la possibilité de les éditer en temps réel ! Cela simplifie la collaboration à distance.
2 - Outils de communication
L’utilisation des technologies numériques modifie la façon dont les gens travaillent. Les employés ne sont plus limités par les limites d’un bureau physique. Pour aider votre personnel sur le terrain et à distance, vous devez modifier votre style de communication. Avec la visioconférence et les interactions en face à face, des outils comme Skype, Zoom et Google Chat font progresser la communication.
3 - Stockage en ligne (Cloud)
Pour les entreprises à la recherche d’évolutivité, de déploiement rapide et d’une gestion améliorée des informations, les solutions de stockage dans le cloud sont cruciales. Comme aucun matériel n’est impliqué, vous pouvez facilement diminuer ou augmenter la capacité selon vos besoins avec le stockage en cloud. Vous n’avez pas à vous soucier de l’accessibilité régionale car les informations sont accessibles depuis n’importe quel système, partout et à tout moment.
Des critères de sécurité élevés sont également systématiquement fournis par les systèmes de stockage en nuage. Toutes les entreprises accordent une grande priorité à la sécurité des données, en particulier à la lumière des nombreuses réglementations, y compris le Règlement général sur la protection des données (RGPD), qui imposent des précautions de sécurité supplémentaires. De nos jours, les sociétés de stockage en cloud comme Google Drive, OneDrive et DropBox démontrent qu’elles sont capables de fournir les mêmes exigences de sécurité, sinon plus élevées, que les systèmes de stockage internes.
4 - Outils de management de projet
Une plus grande efficacité, un délai de mise sur le marché plus court et une performance supérieure à la concurrence sont les caractéristiques d’une gestion de projet efficace. S’assurer que l’outil est largement utilisé est tout aussi crucial que de sélectionner le meilleur outil de gestion de projet numérique pour votre entreprise.
Vos équipes pourront développer et planifier des activités, respecter les délais du projet, suivre les progrès, devenir plus productives et réactives, et donner aux responsables et aux membres de l’équipe une visibilité complète à l’aide d’une application de gestion de projet bien utilisée. En fin de compte, cela se traduira par des travailleurs plus efficaces, des tâches accomplies et des clients satisfaits.
Jira, Trello, Monday et Asana sont quelques exemples d’outils de gestion de projet bien connus.
5 - Outils de comptabilité numérique
Investir dans les outils numériques et habiliter votre équipe financière et comptable peut accélérer les procédures, réduire les risques et économiser de l’argent.
Cependant, pendant que vous recherchez des systèmes de comptabilité numérique, recherchez des interfaces tierces, la disponibilité du cloud, une interface utilisateur intuitive et conviviale, ainsi que des capacités de reporting et de facturation. Des outils comme Sage, NetSuite et SAP ERP sont couramment utilisés.
6 - Outils de gestion du recrutement
Vous pouvez trouver et échanger rapidement des CV avec les membres de l’équipe et les responsables du recrutement à l’aide d’un outil de recrutement numérique. Vous pouvez organiser les prochaines étapes du processus d’embauche, partager les commentaires des entretiens et fournir des commentaires. Cela aidera tout le monde à porter des jugements éclairés. Les technologies de gestion du recrutement les plus efficaces disponibles aujourd’hui, telles que TalentSoft et SmartRecruiters, font gagner du temps aux RH et aux équipes de recrutement en réduisant la nécessité de parcourir les CV ou d’interroger des personnes non éligibles.
Références
- https://www.scnsoft.com/blog/digital-workplace
- https://quixy.com/blog/digital-workplace/
- https://www.journaldunet.fr/web-tech/guide-de-l-entreprise-digitale/1193447-digital-workplace-definition-plateforme-open-source/
- Statistiques : https://quixy.com/blog/top-digital-transformation-statistics-trends-forecasts/